Sebelum dilaksanakan program DES SCHOOL, Administrasi sekolah terutama data kegiatan dan pelayanan serta administrasi sekolah belum terekam atau  terdokumentasikan dengan baik. Hal tersebut sangatlah penting bagi sebuah lembaga terutama lembaga pendidikan mengingat administrasi sebagai catatan refleksi maupun sebagai pemenuhan standar sebuah sekolah.

Berdasarkan analisis permasalahan pihak sekolah berkomitmen untuk meningkatkan pelayanan sekolah dengan menerapkan sebuah program pelayanan yang diharapkan mampu memberikan pelayanan prima. Program tersebut kami sebut DES SCHOOL.

DES SCHOOL berasal dari dua kata yakni DES dan SCHOOL. DES sendiri merupakan singkatan dari Digitally Excellent Service. Jadi yang dimaksud dengan DES SCHOOL adalah sekolah dengan pelayanan prima yang berbasis Digitally. Dimana seluruh pelayanan baik terhadap siswa, tenaga pendidik dan kependidikan, wali murid, pengawas serta masyarakat mulai dari buku tamu, administrasi sekolah, catatan siswa  sampai pelayanan perpustakaan sudah berbasis Digitally.

Program ini lahir dari permasalahan – permasalahan yang dihadapi sekolah terutama dalam memberikan pelayanan, pelayanan yang dimaksud bukan hanya kepada konsumen sekolah, melainkan pelayanan kepada warga sekolah juga.

PENERAPAN

Buku tamu

Setiap ada tamu atau kunjungan dari instansi atau lembaga lain, wajib mengisi buku tamu mulai dari mengisi nama, asal dan tujuan kunjungan. Data – data tersebut langsung terekam pada program dan dapat di printout melalui laporan mingguan atau bulanan. Jika yang sebelumnya masih menggunakan manual, buku tamu tidak dapat tersimpan dalam jangka waktu yang lama. Dan ketika kita membutuhkan data pada waktu tertentu atau tanggal tertentu, kita dapat dengan mudah untuk melacaknya dengan menggunakan fasilitas search engine. Selain itu dengan menggunakan program DES SCHOOL, pengunjung dapat dengan mudah dan cepat untuk mengisinya.

Data Pelanggaran dan Penghargaan Siswa

Guru dapat langsung menginput data siswa yang berupa pelanggaran atau penghargaan. Dimana dalam program ini sudah terdapat data yang berupa poin pelanggaran dan penghargaan siswa. Siswa diberi modal awal poin sebesar 500 poin, poin itu bisa bertambah jika siswa tersebut mendapatkan reward atau penghargaan dan sebaliknya akan berkurang jika siswa tersebut melakukan pelanggaran. Poin pelanggaran dan penghargaan juga sudah ditentukan oleh sekolah sesuai dengan item – item atau jenis pelanggaran dan penghargaan. Hal tersebut sudah terotomasi, jadi guru hanya melakukan beberapa klik saja dan secara otomasi poin tersebuat akan berkurang dan bertambah. Selain itu, sekolah juga melakukan tindak lanjut terhadap siswa baik yang melakukan pelanggaran berupa teguran peringatan, pemanggilan orang tua sampai skorsing, terhadap siswa yang poinnya paling tinggi di akhir tahun pelajaran akan diberikan sebuah penghargaan berupa piagam sebagai siswa terbaik.

Disamping itu, ketika kita membutuhkan data siswa tentang jumlah poin yang mereka miliki kita dengan akan dengan mudah menemukan rincian pelanggaran mereka mulai dari tanggal mereka melakukan pelanggaran sampai dengan rincian jenis pelanggaran. Begitu juga sebaliknya ketika kita ingin mengetahui penghargaan yang telah mereka dapat.

Supervisi pengawas dan kepala sekolah

Dalam program DES guru dapat secara langsung berkomunikasi dengan pengawas sekolah terutama dalam hal konsultasi tentang masalah – masalah yang dia hadapi terutama yang berkenaan dengan proses pembelajaran di dalam kelas.

Pengawas dan kepala sekolah juga dapat melakukan supervisi terhadap perangkat mengajar atau administrasi guru secara langsung melalui program DES SCHOOL karena dalam program tersebut guru tidak lagi mengumpulkan perangkat pembelajaran dalam hardcopy melainkan dalam bentuk softcopy yang telah diupload dalam program DES SCHOOL. Jika ada yang perlu dikomentari dan diberikannya saran oleh pengawas/ kepala sekolah kepada guru yang bersangkutan tentang perangkat yang sudah dikumpulkan, maka pengawas dan kepala sekolah cukup menggunakan fasilitas saran dan dapat berkomunikasi langsung dengan guru yang bersangkutan tanpa harus bertatap muka secara langsung.

Folder

Dalam program ini terdapat menu pribadi kepala sekolah, guru dan staf administrasi sekolah yang tidak dapat diakses oleh umum. Dalam folder ini guru dapat menyimpan file – file pribadi berupa berkas – berkas kepegawaian yang dapat diambil atau diprintout kapan saja sesuai dengan kebutuhan. Tidak perlu menyimpannya dalam bentuk hardcopy yang kapan saja dapat hilang dan mengalami kerusakan

Perpustakaan

Pengunjung dapat melakukan kunjungan mulai pengisian buku tamu, peminjaman dan pengembalian sudah menggunakan sistem otomasi, sehingga hal tersebut berimbas pada pelayanan pengunjung yang cepat. pengunjung juga dapat membaca e – book. Dengan sumber belajar yang tidak hanya melalui buku cetak, maka pengunjung dengan mudah mencari sumber – sumber belajar melalui browsing internet yang sudah disediakan di perpustakaan. Ada sekitar 18 komputer yang sudah terkoneksi dengan internet yang dapat digunakan oleh pengunjung.

Penggunaan fasilitas program DES SCHOOL

Seluruh warga sekolah maupun masyarakat luas dapat menggunakan program DES SCHOOL ini, selama program tersebut terinstall dan terkoneksi dengan wi – fi sekolah. Untuk guru, kepala sekolah, dan pengawas dapat menggunakan akun mereka sesuai dengan kebutuhannya. Siswa juga dapat menggunakan fasilitas ini sebagai kontrol penilaian sikap, mengetahui pengumuman, dan seluruh program sekolah dan dapat menggunakan kotak saran. Untuk masyarakat diluar warga sekolah dapat menggunakan fasilitas ini sebagai buku tamu dan mengetahui program – program atau kegiatan yang dilaksanakan oleh SMPN 4 Kota Probolinggo.

 Pihak pihak yang berkontribusi dalam suksesnya pelaksanaan “DES SCHOOL” adalah sebagai berikut; pertama adalah pihak sekolah, pihak sekolah adalah pihak yang menjadi garda terdepan dalam suksesnya pelaksanaan program ini melalui kebijakan – kebijakan sampai penyediaan sarana dan prasarananya. Pihak kedua adalah warga sekolah, seluruh warga sekolah harus memiliki komitmen untuk benar – benar menggunakan dan melaksanakan program ini agar dapat digunakan dan dapat bermanfaat dalam meningkatkan pelayanan dan dapat meningkatkan mutu sekolah.

Dampak

1. Catatan siswa baik pelanggaran dan penghargaan dapat terukur dengan baik, sehingga guru dapat menggunakan data tersebut untuk perbaikan sikap dan motivasi terhadap siswa serta acuan penilaian sikap yang menjadi dasar untuk kenaikan kelas dan kelulusan.
2. Siswa dapat melihat langsung rekaman catatan pelanggarannya serta penghargaannya pada komputer yang telah disediakan pada titik – titik tertentu di lingkungan sekolah. Hal itu diharapkan menjadi motivasi bagi siswa untuk berbuat lebih baik lagi dan dapat meningkatkan prestasinya.
3. Kotak saran manual menjadi kotak saran yang Digitally. Kotak saran yang sebelumnya kosong tidak pernah terisi, dengan menggunakan sistem Digitally ini banyak saran yang masuk terutama dari siswa menjadi tertarik  untuk menuliskan saran – saran mereka yang ditujukan kepada sekolah.
4. Administrasi dan berkas kepegawaian yang sebelumnya mayoritas menggunakan kertas, dengan program ini menjadi paperless. Dimana dengan berubahnya menjadi paperless menjadikan administrasi menjadi efektif, simple, ekonomis dan longlife baik dalam penggunaannya dan penimpanannya.
5. Pengawas yang sebelumnya membutuhkan waktu yang lama dan harus memanggil satu persatu guru untuk melakukan supervisi terutama dalam kelengkapan administrasi guru dengan program ini pengawas cukup membuka laptop dan langsung dapat melihat langsung administrasi guru yang sudah terupload. Pengawas juga bisa memberikan saran atau pembinaan terhadap guru melalui menu yang telah disediakan khusus untuk pengawas.
6. Kepala sekolah dapat dengan mudah melihat bagaimana perkembangan siswa terutama masalah sikap dan prestasi siswa, perkembangan dan berjalannya program dan kegiatan sekolah.
7. Kunjungan perpustakaan meningkat karena pelayanannya menjadi mudah, cepat dan lengkap (DES SCHOOL yang sekarang terinclude dalam program DES SCHOOL)
8. Program sekolah dapat dilihat dengan mudah oleh warga sekolah maupun warga masyarakat melalui komputer pada titik- titik tertentu yang telah disediakan di lingkungan sekolah.